سند حریم خصوصی

در این سند، منظور از «مینتوبات» سامانه‌ی هوش مصنوعی ضبط و پردازش جلسات آنلاین است که در نشانی mintobot.ir در دسترس است. «کاربر» یا «شما» به هر شخص حقیقی یا حقوقی اطلاق می‌شود که با ایجاد حساب کاربری از این سرویس استفاده می‌کند. «بازدیدکننده» به هر شخصی گفته می‌شود که بدون ورود به حساب، صرفاً از صفحات عمومی وب‌سایت بازدید می‌کند.

«اطلاعات شخصی» هر داده‌ای است که به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم به شناسایی یک شخص منجر شود، از جمله نام، ایمیل، شماره تماس و صدای ضبط‌شده. «محتوای جلسه» به صدای ضبط‌شده، متن رونویسی و اطلاعات تشخیص گوینده‌ای اطلاق می‌شود که مینتوبات در طول جلسه گردآوری می‌کند. «پردازش» نیز به هرگونه عملیات روی این داده‌ها گفته می‌شود، از جمله جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، استفاده و حذف.

مینتوبات با رعایت قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت‌های تجاری و فضای مجازی در جمهوری اسلامی ایران، خود را موظف به حفاظت از اطلاعات کاربران می‌داند. این سند توضیح می‌دهد که مینتوبات چه اطلاعاتی جمع‌آوری می‌کند، به چه منظوری پردازش می‌نماید و چه حقوقی برای شما در نظر گرفته شده است. ایجاد حساب کاربری یا استفاده از هر بخشی از خدمات، به معنای مطالعه و پذیرش این سند است.

این سند شامل وب‌سایت‌ها یا سرویس‌های شخص ثالثی که در کنار مینتوبات استفاده می‌کنید، مانند Google Meet یا درگاه پرداخت، نمی‌شود. مینتوبات هیچ مسئولیتی در قبال سیاست حریم خصوصی آن سرویس‌ها ندارد.

هنگام ساخت حساب کاربری، نام، آدرس ایمیل و در صورت انتخاب شما، نام شرکت یا سازمان را دریافت می‌کنیم. این اطلاعات برای احراز هویت، مدیریت حساب و ارتباط با شما به‌کار می‌رود.

هنگامی که ربات مینتوبات به یک جلسه می‌پیوندد، صدای جلسه را ضبط و پردازش می‌کند. خروجی این پردازش شامل متن رونویسی با تفکیک گویندگان، خلاصه‌ی جلسه و عناوین پیشنهادی است. تمامی این داده‌ها در حساب کاربری شما نگهداری می‌شوند تا از طریق داشبورد در دسترس باشند.

در حین بازدید از وب‌سایت، برخی اطلاعات فنی مانند آدرس آی‌پی، نوع مرورگر و الگوهای استفاده به‌صورت خودکار ثبت می‌شود. این داده‌ها جنبه‌ی آماری دارند و برای شناسایی افراد به‌کار نمی‌روند. اطلاعات تراکنش مالی نیز مستقیماً توسط درگاه پرداخت پردازش می‌شود و هیچ‌گاه نزد مینتوبات ذخیره نمی‌گردد.

مینتوبات اطلاعات کاربران را تنها برای ارائه‌ی خدمات ضبط و پردازش جلسه، مدیریت حساب کاربری و اشتراک، پاسخ‌گویی به درخواست‌های پشتیبانی، و اطلاع‌رسانی درباره‌ی تغییرات مهم در سرویس پردازش می‌کند.

مینتوبات از اطلاعات یا محتوای جلسات کاربران برای آموزش مدل‌های هوش مصنوعی استفاده نمی‌کند، مگر با کسب رضایت صریح و جداگانه‌ی کاربر. هیچ داده‌ای برای اهداف تبلیغاتی یا فروش به اشخاص ثالث پردازش نمی‌شود.

مینتوبات از کوکی‌های ضروری برای حفظ نشست ورود شما به حساب کاربری استفاده می‌کند. این کوکی‌ها صرفاً برای عملکرد صحیح سرویس به‌کار می‌روند و مینتوبات از کوکی‌های تبلیغاتی یا ردیابی شخص ثالث استفاده نمی‌کند. ورود به وب‌سایت به معنای پذیرش این کوکی‌های ضروری است.

مینتوبات اطلاعات شخصی کاربران را نمی‌فروشد. انتقال اطلاعات تنها در موارد مشخصی صورت می‌گیرد: به ارائه‌دهندگان زیرساخت، از جمله سرور، فضای ذخیره‌سازی ابری و سرویس‌های رونویسی، که برای اجرای سرویس به آن‌ها نیاز داریم و ملزم به رعایت ضوابط حفاظت از داده هستند؛ و به درگاه پرداخت معتبر برای پردازش تراکنش‌های مالی.

در صورت دریافت حکم قضایی یا درخواست رسمی از مراجع قانونی ذی‌صلاح کشور، مینتوبات موظف به ارائه‌ی اطلاعات لازم خواهد بود. در این موارد، اطلاع قبلی به کاربر ممکن است ضروری نباشد.

وقتی ربات مینتوبات به یک جلسه می‌پیوندد، صدای تمامی شرکت‌کنندگان ضبط می‌شود، نه فقط کاربری که جلسه را راه‌اندازی کرده است. به همین دلیل، کاربر موظف است پیش از شروع ضبط، رضایت صریح تمامی حاضران را جلب کند.

مینتوبات داده‌های صوتی شرکت‌کنندگان را صرفاً برای تولید رونویسی و خلاصه پردازش می‌کند و آن‌ها را با هیچ شخص ثالثی خارج از زنجیره‌ی ارائه‌ی سرویس به اشتراک نمی‌گذارد. مسئولیت اخذ رضایت و رعایت حقوق سایر شرکت‌کنندگان کاملاً بر عهده‌ی کاربر است.

اطلاعات حساب کاربری و محتوای جلسات تا زمانی که حساب شما فعال است نگهداری می‌شود. در صورت درخواست حذف حساب، تمامی اطلاعات شخصی، فایل‌های صوتی، رونویسی‌ها و خلاصه‌های جلسات ظرف حداکثر ۳۰ روز کاری به‌طور کامل حذف می‌گردد.

سوابق مالی که قانون نگهداری آن‌ها را الزامی کرده، برای مدت مقرر در قوانین مالیاتی نزد مینتوبات نگهداری خواهد شد و پس از آن حذف می‌شود.

در هر زمان می‌توانید از طریق داشبورد به اطلاعات شخصی خود دسترسی داشته باشید، آن‌ها را ویرایش کنید یا درخواست حذف کامل حساب و داده‌های خود را ثبت نمایید. همچنین می‌توانید نسبت به هر استفاده‌ای از اطلاعات‌تان که خارج از ارائه‌ی مستقیم سرویس باشد، اعلام انصراف کنید.

برای اعمال هر یک از این حقوق، از طریق داشبورد اقدام کنید یا با آدرس privacy@mintobot.ir مکاتبه نمایید.

مینتوبات از تدابیر فنی متعارف، از جمله رمزنگاری ارتباطات با پروتکل TLS و محدودسازی دسترسی داخلی بر اساس نقش، برای حفاظت از اطلاعات شما استفاده می‌کند.

هیچ سامانه‌ای کاملاً مصون از نفوذ نیست و مینتوبات نمی‌تواند امنیت مطلق را تضمین کند. به شما توصیه می‌شود رمز عبور قوی و اختصاصی برای حساب خود انتخاب کنید و آن را با کسی به اشتراک نگذارید.

خدمات مینتوبات برای افراد زیر ۱۸ سال در نظر گرفته نشده است. مینتوبات اطلاعات شخصی افراد زیر سن قانونی را به‌صورت آگاهانه جمع‌آوری نمی‌کند. اگر متوجه شویم چنین اطلاعاتی بدون رضایت والدین یا سرپرست قانونی ثبت شده، آن را حذف خواهیم کرد.

مینتوبات ممکن است این سند را به‌روزرسانی کند. در صورت بروز تغییرات اساسی، حداقل ۱۴ روز پیش از اعمال، از طریق ایمیل یا اعلان درون‌برنامه‌ای به کاربران اطلاع داده خواهد شد. ادامه‌ی استفاده از خدمات پس از این اطلاع‌رسانی، پذیرش نسخه‌ی جدید این سند تلقی می‌شود.